I större organisationer är kvalitetssäkring och intern kontroll en viktig del i arbetet med att styra och underhålla verksamheten. I mindre företag kan det dock ofta vara svårt att fullt ut ägna sig åt sådana system och processer för rapportering, kontroll och förbättringsarbete. Det är dock viktigt att det finns ordning på papperen om något skulle gå förlorat eller skadas, eller om det upptäcks brister i kvaliteten på produktionsprocessen eller den färdiga produkten.
En viktig distinktion: Kvalitetssäkring och intern kontroll är inte samma sak
Även om nästan alla använder begreppen "internkontroll" och "kvalitetssäkring" parallellt - en vana som vi förstärker med denna artikel - finns det en tydlig skillnad mellan de två processerna. Båda är en del av ett aktivt HSE-arbete och båda processerna är mer eller mindre lagstadgade, även om kvalitetskontrollen till stor del är civilrättsligt reglerad mellan organisationer. De samverkar med varandra, men det är bra att skilja intern kontroll från kvalitetssäkring för att förstå syftet med dem.
Kvalitetssäkring i korthet
Kvalitetssäkringsprocessen å andra sidan syftar till att skapa enhetliga standarder för kvaliteten på produkter och tjänster. I många branscher finns det såväl obligatoriska kvalitetskrav som kvalitetskrav som är mer eller mindre frivilliga, även om certifieringar av kvalitet och standarder ofta är ett villkor för kontrakt med större företag.
Kvalitetsstandarder som används i detta arbete definieras ofta som NS - Norsk Standard, EN - Europeisk Norm, eller som ISO: Standarder som sammanställs och ges ut av Internationella standardiseringsorganisationen, som är en icke-statlig paraplyorganisation för att skapa enhetliga standarder för större delen av världen.
Ur en rent vetenskaplig och filosofisk synvinkel är det svårt att mäta kvalitet. I praktiken handlar det om att mäta och dokumentera om "ett recept har följts" och inte "hur rätten faktiskt smakade". Vid en avvikelse, om en produkt eller ett arbetsflöde inte fungerat i enlighet med önskat mål, kan man gå tillbaka och titta på alla produktionssteg som loggats, t.ex. mätning av tjockleken på ett använt metallelement, vilken typ av svetsfog som lagts och i vilken position den färdiga produkten monterats, samt vem som utfört de olika produktionsstegen och vem som haft det aktiva ledarskapet.
På så sätt griper kvalitetssäkringsarbetet också in i många av de allmänna HSE-rutinerna, som kan bygga på loggning och rutinarbete som görs i samband med den dagliga kvalitetssäkringen.
ISO-9000-standarden som ett exempel på kvalitetssäkring
Om vi använder ISO 9000-systemet som ett bra och utbrett exempel på kvalitetssäkringssystem kan vi sammanfatta ett antal idealiska fördelar med detta system, när det tillämpas på rätt sätt:
När rapporteringssystemet för kvalitetssäkring fungerar ger det företagsledningen, entreprenörerna och andra i ledande ställning ett berg av kunskap att stå på, vilket gör att de kan fatta välgrundade beslut baserade på fakta.
Utöver detta är ISO-9000-systemet på många sätt ett universellt språk som gör det lättare att kommunicera önskemål och behov över gränser, kulturer och språk, så att många parter kan veta vad som förväntas av dem när det gäller standardrutiner och produktkvalitet.
Bild
I stora projekt innebär det sparade pengar och högre kvalitet för kunder och slutanvändare, men också ett tydligt arbetsflöde och trygghet för dem som utför de olika arbetsmomenten. Det innebär också att företag som följer ISO-9000-systemet föredras när stora projekt söker samarbetspartners, och många av de certifierade företagen ser en markant ökning av förfrågningar och faktiska uppdrag.
Intern kontroll i korthet
Internkontroll i Norge är däremot något som är direkt föreskrivet av myndigheterna med stöd av internkontrollförordningen, eller "Forskrift om systematiskt arbeid med helse, miljø og sikkerhet i virksomheter". Det är ett övergripande kontrollsystem som inkluderar kvalitetskontroll och som med liknande praktiska metoder systematiserar kontrollarbetet och övervakningen av många andra faktorer.
Internkontrollföreskrifterna bygger på olika norska lagar, till exempel arbetsmiljölagen, lagen om tillsyn över elektriska anläggningar, lagen om brand- och explosionsskydd och lagen om föroreningskontroll. Petroleumutvinning och sjöfart omfattas inte av internkontrollföreskrifterna, men har motsvarande föreskrifter som är anpassade till de speciella förhållandena. Dokumentet publiceras gemensamt av alla berörda departement och kan beställas i den aktuella pappersversionen från den norska arbetsinspektionen.
Syftet med föreskriften är att företag i Norge ska utveckla enhetliga system för hur de bedriver sitt HMS-arbete. Föreskriftens ändamålsparagraf ställer krav på systematiskt genomförande av förbättringar avseende arbetsmiljö, säkerhet, förebyggande hälsoarbete och förebyggande av miljöskador från produkter och tjänster som tillhandahålls, samt att konstruktion och vidare användning ska vara säker för tredje part.
Det interna kontrollsystemet granskas av många olika tillsynsmyndigheter
Utöver ovanstående kontrollerar olika myndigheter att internkontrollreglerna följs upp i ett företag. För ett företag i byggbranschen kan det innebära kontroller på en rad olika punkter och vid en eventuell inspektion måste papper lämnas in. Inspektioner kan komma från Yrkesinspektionen, men också från många andra instanser, till exempel brandkåren, länsstyrelsen eller norska Miljødirektoratet.
Vad bör ingå i ert interna kontrollsystem för revisioner?
Detta inkluderar publicerade instruktioner om användning av skyddsutrustning, t.ex. hjälmar, arbetsuniformer eller västar i iögonfallande färger, eller damm- och gasmasker. Det kan finnas allmänna brandinstruktioner eller specifika brand- och säkerhetsinstruktioner för hantering av potentiellt farliga material, t.ex. gas, bränsle eller andra kemikalier.
Avtalet om ansvar och kontroll av elanläggningar bör också finnas tillgängligt. Dessutom ska det framgå vilka som är skyddsombud och ledamöter i AMU-kommittén på arbetsplatsen. Dessutom ska det finnas möjlighet att hänvisa till introduktionsprogram för nyanställda, bevis på genomförda riskanalyser och checklistor för årlig genomgång och bedömning av HMS-systemet.
Avvikelserapporter ska finnas tillgängliga i systematiserad form tillsammans med avvikelsehanteringen. Medarbetarsamtalen ska också dokumenteras och det ska finnas handlingsplaner för hur företaget hanterar olika utmaningar som uppstår i verksamheten.
Alla som arbetar på byggarbetsplatser eller i stora anläggningar ska också ha ett HSE-kort. Det är arbetsgivarens ansvar att beställa kortet samt att ansvara för alla övriga HSE-rutiner. Utöver detta ska entreprenörer kontrollera att kortet finns på plats, men de ska också kräva en självdeklaration av HSE-rutiner för att inte hållas ansvariga om internkontrollreglerna inte följs.
